Jumat, 29 Oktober 2010

Manajemen dan Informasi

Makalah telah dipresentasikan pada mata kuliah Manajemen Sistem Informasi

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam organisasi kebutuhan terhadap informasi merupakan hal yang sangat penting dan merupakan hal yang mesti diketahui oleh manajer dan menjadi sebuah keperluan dalam sistem manajemen. Sehingga untuk mendapatkan informasi yang up to date diperlukan kemahiran khusus. Agar manajemen dan manajer mendapatkan informasi sesuai dengan kebutuhhannya.
Sebelum melangkah lebih jauh istilah manajemen yang terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman. Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu. Pertama, manajemen sebagai suatu proses kedua, Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen dan yang ketiga, Manajemen sebagai seni (art) dan sebagai ilmu pengetahuan (science).
Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi == input - proses – output . Adapula yang mengartikan Informasi merupakan Keterangan, penerangan. Data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata, sehingga dapat dipakai sebagai dasar untuk mengambil keputusan, dan terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang. Susunan hirarki informasi mulai dari data/fakta, kemudian diseleksi dan diolah menjadi sesuatu yang berguna. Adapun IStilah yang terkait mengenai Informasi adalah:
1. Sistem informasi yaitu, Istilah dalam bahasa Indonesia yang berasal dari bahasa Inggris untuk information system.
2. Sistem Informasi Manajemen yaitu, Berasal dari kata Management Information Systems dalam bahasa Inggris.
3. Struktur informasi yaitu, Menggambarkan organisasi data secara logika. Apakah data-data disusun dalam bentuk tabel, hirarki at...
4. Sistem Teknologi Informasi yaitu, Disingkat dengan STI. Istilah Information techology system dalam bahasa Indonesia.
5. Application Binary Interface yaitu, Informasi mengenai spesifikasi perangkat keras dan sistem operasi yang sedang digunakan.
Untuk mengetahui kualitas dari informasi itu sendiri, sangat penting untuk kita ketahui. Adapun ciri-cirinya adalah yang pertama, akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan masudnya.Kedua, tetap pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat dan ketiga, relevan, berarti informasi tersebut menpunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Sehingga dari paparan di atas, kita bisa menarik benang merah bahwa dalam sebuah manajemen sangat memerlukan informasi, begitupun sebaliknya informasi membutuhkan manajemen. Sehingga kedepannya penulis ingin membahas masalah-masalah manajemen yang berkaitan dengan informasi, yaitu dalam bentuk materi- materi proses manajemen, fungsi manajemen, tingkat manajemen, dan kemampuan manajemen.

B. Rumusan dan Batasan Masalah
Berdasarkan atas latar belakang tersebut, maka penulis hanya membatasi pada persoalan :
1. Proses Manajemen dalam Informasi ?
2. Fungsi Manajemen dalam Informasi ?
3. Tingkat Manajemen dalam informasi ?
4. Kemampuan manajerial dalam Informasi ?

BAB II
MANAJEMEN DAN INFORMASI

Sering kita mendengar kata manajemen, namun banyak di antara kita tidak tahu pengertian manajemen / definisi manajemen tersebut, kali ini coba kita lihat apa sih pengertian manajemen itu sebenarnya ?
Kata manajemen di ambil dari kata bahasa inggris yaitu “manage” yang berarti mengurus, mengelola, mengendalikan, mengusahakan, memimpin. Berikut pengertian manajemen menurut beberapa ahli:
1. Menurut Drs. Oey Liang Lee Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan dari pada sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. James A.F. Stoner Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan penggunakan sumberdaya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi tang telah ditetapkan.
3. R. Terry Manajemen merupakan suatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya.
4. Lawrence A. Appley Manajemen adalah seni pencapaian tujuan yang dilakukan melalui usaha orang lain.
5. Horold Koontz dan Cyril O’donnel Manajemen adalah usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain.
Sebenarnya ada banyak versi mengenai definisi manajemen, namun demikian pengertian manajemen itu sendiri secara umum yang bisa kita jadikan pegangan adalah : “Manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan, seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian/pengawasan, yang dilakukan untuk menetukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya”.
Perlu juga dikemukakan disini beberapa pengertian mengenai manajemen terkait dengan Informasi, yaitu ada beberapa yang terkait dengan permasalahan ini sebagai berikut.:
Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.
Penulis lain, Burch dan Strater, menyatakan: informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan. Sedangkan George R. Terry, Ph. D. menyatakan bahwa informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna.
Jadi, secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang.
Untuk memperoleh informasi yang berguna, tindakan yang pertama adalah mengumpulkan data, kemudian mengolahnya sehingga menjadi informasi. Dari data-data tersebut informasi yang didapatkan lebih terarah dan penting karena telah dilalui berbagai tahap dalam pengolahannya diantaranya yaitu pengumpulan data, data apa yang terkumpul dan menemukan informasi yang diperlukan
George R. Terry, Ph. D. menjelaskan, berguna atau tidaknya informasi tergantung pada beberapa aspek, yaitu:
1. Tujuan si penerima
Apabila informasi itu tujuannya untuk memberikan bantuan maka informasi itu harus membantu si penerima dalam usahanya untuk mendapatkannya.
2. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data
Penyampaian dan mengolah data, inti dan pentingnya info harus dipertahankan.
3. Waktu
Informasi yang disajikan harus sesuai dengan perkembangan informasi itu sendiri.
4. Ruang dan tempat
Informasi yang didapat harus tersedia dalam ruangan atau tempat yang tepat agar penggunaannya lebih terarah bagi si pemakai.
5. Bentuk
Dalam hubungannya bentuk informasi harus disadari oleh penggunaannya secara efektif, hubungan-hubungan yang diperlukan, kecenderungan-kecenderungan dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen serta menekankan informasi tersebut ke situasi-situasi yang ada hubungannya.
6. Semantik
Agar informasi efektif informasi harus ada hubungannya antara kata-kata dan arti yang cukup jelas dan menghindari kemungkinan salah tafsir.Jelaslah bahwa agar informasi itu menjadi berguna harus disampaikan kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam bentuk yang tepat pula.
Tidak semua data merupakan informasi. Ada kantor-kantor yang menyimpan data-data atau catatan yang sebenarnya tidak ada gunanya. Sebaliknya informasi yang diperlukan dilengkapi dengan data.

Ada banyak kebingungan di pasar mengenai definisi berbagai istilah manajemen informasi. Ruang lingkup dan peranan sistem informasi spesifik sangat kabur, sebagian disebabkan oleh tidak adanya konsensus antara vendor. Dengan tujuan untuk mengurangi kebingungan ini, ini memberikan pengarahan di-a-sekilas definisi istilah untuk berbagai sistem informasi.
1. Sistem manajemen konten (CMS)
Sistem manajemen konten mendukung penciptaan, pengelolaan, distribusi, penerbitan, dan penemuan informasi perusahaan. Juga dikenal sebagai 'manajemen konten web' (WCM), sistem ini biasanya berfokus pada konten online baik yang ditargetkan pada situs web atau intranet perusahaan.
2. Enterprise content management system (ECMS) Sistem manajemen konten enterprise (ECMS)
Sebuah sistem manajemen konten perusahaan terdiri dari inti sistem manajemen konten web, dengan kemampuan tambahan untuk mengelola yang lebih luas informasi organisasi. Hal ini sering kali terdiri dari pengelolaan dokumen, catatan manajemen, manajemen aset digital atau fitur kolaborasi.
3. Document management system (DMS) Dokumen sistem manajemen (DMS)
Sistem pengelolaan dokumen dirancang untuk membantu organisasi untuk mengelola penciptaan dan aliran dokumen melalui penyediaan sebuah repositori terpusat, dan alur kerja yang merangkum aturan bisnis dan metadata. Fokus dari sebuah DMS terutama pada penyimpanan dan pengambilan terkandung diri sumber daya elektronik, dalam asli (original) format.
4. Records management system (RMS) Records sistem manajemen (RMS)
Management (AS 4390) mendefinisikan sistem pencatatan sebagai 'sistem informasi yang menangkap, memelihara dan menyediakan akses ke catatan dari waktu ke waktu'. Ini mencakup pengelolaan baik fisik (kertas) catatan dan dokumen elektronik.
5. Digital asset management (DAM) system Manajemen aset digital (DAM) sistem
Manajemen aset digital (DAM) mendukung sistem penyimpanan, pengambilan dan penggunaan kembali objek digital dalam sebuah organisasi. DAM berbeda dari pengelolaan dokumen dan manajemen konten dalam fokus pada sumber daya multimedia, seperti foto, video dan audio. DAM juga biasanya menyediakan kemampuan manajemen hak.
6. Brand management system Merek sistem manajemen
Sistem manajemen merek aplikasi spesifik yang lebih umum kategori produk DAM dengan pengelolaan iklan dan materi promosi.
7. Library management system (LMS) Sistem pengelolaan perpustakaan (LMS)
Sistem pengelolaan perpustakaan menyediakan solusi lengkap untuk administrasi perpustakaan semua fungsi teknis dan pelayanan kepada masyarakat. Hal ini berkisar dari pelacakan aset yang diselenggarakan oleh perpustakaan, mengelola pinjaman, melalui harian untuk mendukung kegiatan administrasi perpustakaan.
8. Digital imaging system Digital imaging sistem
Digital imaging mengotomatisasikan sistem penciptaan versi elektronik dokumen kertas (seperti PDF atau TIFFs) dan digunakan sebagai masukan untuk catatan sistem manajemen. Dengan menciptakan sumber daya elektronik, mereka dapat dimanipulasi secara langsung oleh sistem catatan menghilangkan keharusan untuk pengajuan fisik.
9. Learning management system (LMS) Pembelajaran sistem manajemen (LMS)
Sistem manajemen pembelajaran mengotomatisasi administrasi pelatihan dan pembelajaran lain. Ini termasuk pendaftaran siswa, pelatihan mengelola sumber daya, hasil rekaman, dan kuliah umum administrasi. Sistem pengelolaan pembelajaran dirancang untuk memenuhi kebutuhan seluruh pelatih profesional dan pendidik lainnya.
10. Learning content management system (LCMS) Sistem manajemen konten pembelajaran (LCMS)
Sistem manajemen konten pembelajaran menggabungkan kemampuan dari suatu sistem manajemen konten (CMS) dengan suatu sistem manajemen pembelajaran (LMS). Hal ini memungkinkan mereka untuk mengelola baik isi dari materi pelatihan, dan administrasi kursus itu sendiri.
11. Geographic information system (GIS) Sistem informasi geografis (GIS)
Sistem Informasi Geografis (GIS) adalah tujuan khusus, sistem berbasis komputer untuk penangkapan, penyimpanan, pencarian, analisis dan menampilkan spasial (lokasi-referenced) data.
A. Proses Manajemen
Manajemen membahas tentang bagaimana para manajer berusaha agar sesuatu terkerjakan dengan baik (bersama dengan atau oleh orang lain). Bila dikaitkan dngan “politik dan kekuasaan dalam suatu organisasi”, itu berarti bagaimana mnerapkan kekuasaan agar orang lain sudi melakukan sesuatu. Itu juga berarti bagaimana menerapkan kekuasaan agar orang lain terpengaruh melakukan sesuatu. Itulah rangkuman kuliah pertama yang disajikan oleh Prof. Nelson Philips di depan para pejabat IAIN di Monteral bulan Oktober 1996.
Dalam proses manajemen untuk memperoleh tindakan melalui usaha – usaha orang lain ( getting things done by the offors of other people) maka seorang manajer harus menjalankan kepemimpinannya . Penekanan kepemimpinan adalah terhadap hubungan dengan orang lain untuk mempengaruhinya , sedangkan proses manajemen lebih menekankan terhadap prosudur dan hasil yang dicapai atau bagaimana proses memperoleh sesuatu tindakan dari orang lain . Oleh karena itu , proses manajemen bersifat formal dan manajer dihubungkan dengan kedudukan seseorang dalam organisasi perusahaan atau basinis dan organisasi lainnya baik yang profit maupun organisasi non profit . Karena itu , menurut Adair sebagaimana dikutip Law dan Glover ( 2000) , bahwa krakteristik kepemimpinan efektif yaitu :

1. Memberikan pengarahan
2. Menciptakan inspirasi ,
3. Membangun tik kerja ,
4. Menjadi treladan / model , dan
5. Menciptakan penerimaan dikalangan personil

Senada dengan Prof. Joseph L. Massie ia mengatakan bahwa manajemen suatu proses kelompok secara kerjasama mengarhkan tindakan atau kerjanya untuk mencapai tujuan bersama. Proses tersebut mencakup tehnik-tehnik yang digunakan oleh para manajer untuk mengkordinasikan kegiatan atau aktivitas orang-orang lain menuju tercapainya tujuan bersama; para manajer sendiri jarang melakukan aktivitas-aktivitas dimaksud.
Ralec Mackenzie mencoba menggambarkan proses manajemen bahwa ada tiga unsur dasar manajemen yang patut diingat. Pertama, unsure ide-ide (ideas) yang berkaitan dengan pemikiran konseptual dimana perncanaan merupakan suatubagian terpenting; kedua, unsure sesuatu (things) yang berkaitan dengan administrasi; dan ketiga, unsur manusia (people) yang berkaitan dengan bagaimana cara mengarahkan manusia (kepemimpinan). Kepemimipinan dan administrasi dalam hal ini bukan sebagaimana konsep umum yang sering dipelajari pada umumnya. Dalam konteks yang digambarkan di sini adalah kepemimpinan dan administarsi sebagai salah satu funsi manjemen. Inilah yang disebut tiga unsure dimensi atau “The management Process in 3-D”. Tidak mengherankan beberapa pakar memberikan persyaratan akan 3 tipe manajer yang diperlukan dalam suatu organisasi; yakni, sebagai perncana (planner), administrator, dan pemimpin (leader).
Prof. Mendoca dan Prof. kanungo dalam kuliahnya apda Faculty of management, McGill University menguraikan bahwa di dalam manajemen, seorang manajer tidak mengatur dan berhubungan dengan budak, tetapi dengan manusia “managing people”. Oleh karena itu diperlukan strategi. Itulah manjemen. Apa saja yang seseorang lakukan, tidak akan terlepas dari tiga unsur dalam manajemen, yakni “ide”,”manusia”, dan “sesuatu”. Tidak ada yang lain. bagaimana dengan “waktu”? Waktu ada dalam “ruang”. “Ruang” berarti “lokasi”. Lokasi berarti “sesuatu”. Bagaimana dengan “kemampuan”? Kemampuan masuk dalam unsure “manusia”.
Dari penjelasan di atas yang manakah harus didahulukan, apakah “sesuatu”, “manusia”, atau “ide”? dipemahaman kita mungkin terbesit bahwa yang terpenting adalah “uang” yang berarti “sesuatu”. Namun, ternyata banyak bank yang mau menyerahkan uangnya, tetapi kesulitan menemukan orang pintar untuk mengatur uang tersebut. Karena, untuk mengatur uang itu, diperlukan pokok-pokok pikiran (idea). Berarti “ide” itulah yang pertama dan utama kemudian “sesuatu”, dan selanjutnya “manusia”.
Untuk mempermudah dan menyederhanakan pembahasan, definisi berikut kiranya dapat membantu:

• Manjemen : mancapai tujuan bersama dengan orang lain.
• Administrasi : menegelola dan mengatur rincian kerja dan tugas para pelaksana.
• kepemimpinan : mempengaruji orang untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Kemudian hal ini berlanjut secara berurutan berupa fungsi-fungsi manajemen yang cenderung bersifat berkesinambungan dan berurut “sequential”. Pertama, dalam suatu usaha, seseorang akan bertanya apa maksud dan tujuan usaha tersebut. Maka timbullah fungsi perencanaan (planning).
Berikutnya muncul fungsi kedua, yakni mengorganisir yaitu bagaimana menetapkan cara memilah dan memecah pekerjaan yang ada menjadi unit-unit yang dapat dikelola dengan baik. Setelah itu staffing dengan cara memilih orang-orang yang berkualifikasi untuk melakukan pekerjaan yang dibutuhkan.
Berikutnya adalah mengarahkan (directing), yaitu bagaimana cara menuntun manusia melakukan pekerjaan yang dimaksud menuju suatu dan target yang diinginkan. Terakhir, fungsi pengawasan dan valuasi (controlling) yang merupakan alat untuk mengukur dan menilai hasil rencana yang dicanagkan pada fungsi pertama, memberikan imbalan kepada staff sesuai kinerja yang dilakuakannya, dan merancang serta merncanakan kembali sambil memperbaiki hal-hal yang belum sempurna. Begitulah siklus peredaran proses manajemen berulang kembali dan seterusnya.
Proses manajemen sebagaimana dijelaskan diatas mulai dari fungsi-fungsi manajemen itu sendiri kemudian tingkat manajemen melakukan fungsi-fungsi manajemen tersebut. Sehingga disinilah letak sinkorinisasinya dengan informasi, karena dalam menjalankan fungsi-fungsi manajemen memerlukan data dan informasi, Begitupun apa yang dihasilkan dari fungsi-funsi tersbut akan mnghasilkan data dan infrmasi pula.
Sehingga terjadilah proses manajemen, kita bisa melihat ketika menghimpun, menulis, merekam dan sebagainya merupakan pekerjaan pengolaan data. Jika kita inginkan data itu bersifat valid dan orsinil biasnya disuguhi dengan tanda tangan.
Selanjutnya setelah pengelolaan data, dilakukanlah pengarsipan. Sehingga dapat dikatakan bahwa informasi adalah sekumpulan data yang telah diolah kedalam bentuk tertentu sesuai dengan keperluan manajemen dan manajer (organisasi).
Secara garis besar bahwa Pada sebuah Instansi, manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses manajerial, yang pada intinya berkisar pada penentuan: tujuan dan sasaran, perumusan strategi, perencanaan, penentuan program kerja, pengorganisasian, penggerakan sumber daya manusia, pemantauan kegiatan operasional, pengawasan, penilaian, serta penciptaan dan penggunaan sistem umpan balik. Masing-masing tahap dalam proses tersebut pasti memerlukan berbagai jenis informasi dalam pelaksanaannya.

Penentuan Tujuan dan Sasaran
Dapat dinyatakan secara aksiomatis bahwa suatu organisasi dibentuk dan dikelola untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam rangka penentuan juga pencapaian tujuan tersebut maka dibutuhkan informasi-informasi yang dapat memberikan gambaran kasar atau global tentang kecenderungan-kecenderungan yang mungkin terjadi, baik secara internal organisasi itu sendiri maupun pada lingkungan di mana organisasi bergerak. Informasi-informasi yang dibutuhkan tersebut secara eksternal dapat mencakup bidang politik, keamanan, ekonomi, sosial budaya, serta arah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Secara internal informasi yang diperlukan adalah tentang produk yang akan dihasilkan dikaitkan dengan kemampuan organisasi dalam penyediaan dan penguasaan berbagai sarana, prasarana, dana dan sumber daya manusia.

Perumusan Strategi
Keseluruhan upaya pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi memerlukan strategi yang mantap dan jelas. Salah sat instrumen ilmiah yanng umum digunakan dalam penentuan strategi organisasi ialah analisis SWOT, yaitu Strengths (Kekuatan), Weakness (Kelemahan), Opportunities (Peluang), dan Threats (Ancaman). Agar analisis SWOT benar-benar ampuh sebagai instrumen pembantu dalam penentuan dan pelaksanaan strategi organisasi, diperlukan informasi menngenai kekuatan, kelemahan, peluang serta ancaman yang mungkin dihadapi oleh organisasi tersebut.

Perencanaan
Strategi yang telah dirumuskan dan ditetapkan memerlukan penjabaran melalui penelenggaraan fungsi perencanaan. Karena perencanaan merupakan salah satu hal yang penting dalam organisasi, perlu diketahui secepat mungkin berbagai resiko dan faktor-faktor yang dapat menjadi penyebab kegagalan pelaksanaan tujuan dan strategi organisasi. Informasi-informasi yang dibutuhkan dalam proses perencanaan adalah 5 W 1 H, yaitu what(apa), when(kapan), where(di mana), who(siapa), why(mengapa), dan how(bagaimana).

PenyusunanProgram Kerja
Penyusunan program kerja merupakan rincian sistematis dari rencana kerja jangka waktu menengah. Keenam pertanyaan di atas harus terjawab dalam penyusunan program kerja dimana ia harus bersifat kuantitatif, menyatakan secara jela dan konkrit hasil yang diharapkan, standar kinerja jelas, mutu hasil pekerjaan ditetapkan secara pasti, dan program kerja disusun sedemikian rincinya sehingga dapat dijadikan pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan operasional.

Pengorganisasian
Organisasi dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang terikat secara formal dan hierarkis serta bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi dapat menjadi wadah dimana sekelompok orang bergabung dan menempati wilayah-wilayah tertentu untuk melakukan berbagai kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya. Organisasi dapat pula menjadi tempat berinteraksi antar anggota organisasi tersebut maupun dengan anggota organisasi lainnya.

Tolok ukur keberhasilan suatu organisasi tidak dilihat secara inkremental dari apa yang dicapai oleh masing-masing satuan kerja melainkan dari sudut pandang yang bersifat holistik dalam arti keberhasilan organisasi secara keseluruhan.Penyelesaian tugas yang menjadi tanggung jawab fungsional satuan kerja tertentu memerlukan interaksi, interdependensi dan interrelasi dengan semua satuan kerja lainnya. Dan tentunya proses seperti ini memerlukan suatu sistem informasi yang baik.

Penggerakan SDM
Penggerakan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan fungsi yang teramat penting dalam manajemen sekaligus paling sulit.Penggerakan SDM yang tepat dan efektif memerlukan informasi yang handal. Misalnya, informasi tentang klasifikasi jabatan, informasi tentang uraian dan analisis pekerjaan,informasi tentang standar mutu yang diterapkan dalam manajemen, dan berbagai informasi lainnya yang memungkinkan satuan kerja yang mengelola SDM dalam organisasi menyelenggarakan berbagai fungsinya dengan baik.

Penyelenggaraan Kegiatan Operasional
Penyelenggaraan kegiatan operasional merupakan bagian yang sangat penting dari keseluruhan proses manajerial dan bahkan merupakan tes apakah sebuah organisasi berjalan di atas “rel” yang benar atau tidak. Hal ini dikarenakan manajemen bersifat situasional dimana penerapan prinsip-prinsip manajemen harus diterapkan secara universal dengan memperhitungkan faktor situasi, kondisi, ruang dan waktu.Manajemen juga berorientasi pada hasil optimal dari segi produk, efisiensi dan efektivitas kerja.Sehingga penyelenggaraan kegiatan operasional yang baik dan tepat hanya akan terwujud bila didukung dengan berbagai informasi yang tepat pula.

Pengawasan
Pengawasandiperlukan atas pertimbangan bahwa penyelenggaraan seluruh kegiatan operasional memungkinkan terjadi kesalahan yang berarti dapat berakibat pada tidak terwujudnya tingkat efisiensi, efektivitas dan produktivitas yang diharapkan. Oleh karena itu, kegiatan pengawasan jelas memerlukan sekaligus menghasilkan informasi tentang penyelenggaraan berbagai kegiatan operasionalyang sedang terjadi.

Penilaian
Seperti halnya dalam pengawasan, informasi dalam proses penilaian juga sangat dibutuhkan. Informasi ini dapat diperoleh melalau berbagai wawancara, penyebaran kuesioner kepada pihak-pihak lain yang dianggap mengetahui pengetahuan mendalam tentang seluruh proses manajerial, dan teknik-teknik lainnya yang dipandang perlu dan tepat digunakan.

Sistem Umpan Balik
Semua informasi yang diperoleh—terutama dari hasil penilaian—diumpanbalikkan kepada berbagai pihak yang berkaitan dengan manajerial organisasi, termasuk kepada para pemodal, pemilik saham, manajemen puncak, para pimpinan satuan usaha, dan lainnya. Hal ini penting dilakukan supaya manajerial organisasi yang bersangkutan tetap menghasilkan efektivitas, efisiensi serta produktivitas yang tinggi sehingga tujuan awal organisasi dapat terwujud secara maksimal.

Penjelasan di atas membuktikan bahwa informasi sangat dibutuhkan dalam pengembangan suatu organisasi. Untuk membangun informasi yang handal dibutuhkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang mampu menampung dan mengolah data serta menghasilkan informasi yang tepat dan akurat setiap saat. Tanpa dukungan SIM yang tangguh, maka akan sulit organisasi yang baik akan terwujud, karena SIM menolong lembaga-lembaga bidang apapun dalam mengintegrasikan data, mempercepat dan mensistematisasikan pengolahan data, meningkatkan kualitas informasi, mendorong terciptanya layanan-layanan baru, meningkatkan kontrol, meng-otomatisasi-kan sebagian pekerjaan rutin, menyederhanakan alur registrasi atau proses keuangan, dan lain sebagainya.


A. Fungsi Manajemen

Keberhasilan suatu kegiatan atau pekerjaan tergantung dari manajemennya. Pekerjaan itu akan berhasil apabila manajemennya baik dan teratur, dimana manajemen itu sendiri merupakan suatu perangkat dengan melakukan proses tertentu dalam fungsi yang terkait. Maksudnya adalah serangkaian tahap kegiatan mulai awal melakukan kegiatan atau pekerjaan sampai akhir tercapainya tujuan kegiatan atau pekerjaan.
Pembagian fungsi manajemen menurut beberapa ahli manajemen, di antaranya yaitu:
1. Menurut Dalton E.M.C. Farland (1990) dalam “Management Principles and Management”,fungsi manajemen terbagi menjadi:

a) Perencanaan (Planning).
b) Pengorganisasian (Organizing).
c) Pengawasan (Controlling).
2. Menurut George R. Ferry (1990) dalam “Principles of Management”, proses manajemen terbagi atas:
a) Perencanaan (Planning).
b) Pengorganisasian (Organizing).
c) Pengawasan (Controlling).
d) Pelaksanaan (Activating)
3. Menurut H. Koontz dan O’Donnel (1991) dalam “The Principles of Management”, proses dan fungsi manajemen terbagi atas:
a) Perencanaan (Planning).
b) Pengorganisasian (Organizing).
c) Pengawasan (Controlling).
d) Pengarahan (Directing).

Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi pertama, perencanaan (planning) yakni dalam suatu usaha, seseorang akan bertanya apa maksud dan tujuan usaha tersebut maka timbullah perencanaan, fungsi pengorganisasian (organizing) yakni bagaimana memgatur personil-personil yang ada,
Kedua, fungsi pengarahan (directing) yakni bagaimana cara menuntun manusia melakukan pekerjaan yang dimaksud menuju suatu dan target yang diinginkan dan yang terakhir fungsi pengendalian (controlling) yakni alat untuk mengukur dan menilai hasil rencana yang dicanagkan pada fungsi pertama, memberikan imbalan kepada staff sesuai kinerja yang dilakuakannya, dan merancang serta merncanakan kembali sambil memperbaiki hal-hal yang belum sempurna. Begitulah siklus peredaran proses manajemen berulang kembali dan seterusnya.
Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf) yaitu cara memilih orang-orang yang berkualifikasi untuk melakukan pekerjaan yang dibutuhkan .
Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal.
Seorang pemimpin yang efektif harus memberi perintah , memberikan inspirasi , membangun kelompok kerja yang kompak , menjadi teladan, memperoleh penerimaan dari para pegawainya . Menurut Kchler ( 1981 ) kepemimpinan efektif tidak hanya membolehkan diskusi di antara kelompok tapi juga mengizinkan mereka berpartisipasi dalam melaksanakan pengambilan keputusan . Jika mereka tidak dilibatkan dalam kegtan mendiskusikan persoalan yang relevan bagi mereka maka partisipasi mereka dalam pengambilan keputusan tidak akan sukses .
Memberikan perintah, menyampaikan innspirasi, membangun tim kerja, membina keteladanan, memenuhi pengharapan anggotamerupakan karesteristik kepemimpinan menuju efektifitasnya. Hal di atas sejalan dengan dengan pendapat Locke ( 1997 ) , bahwa kepemimpinan itu sebenarnya harus membujuk orang lain untuk mengambil tindakan. Para pemimpin membujuk para pengikutnya melalui berbagai cara, yaitu menggunakan otoritas yang legitimasi, menciptakan model (menjadi teladan), penetapan sasaran, memberikan imbalan dan hukuman, restrukturisasi organisasi, dan mengkomunikasikan sebuah visi.
Di bawah ini akan dijelaskan arti definisi atau pengertian masing-masing fungsi manajemen - POLC :
1.FungsiPerencanaan/Planning

Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut. Dan ada yang menambahkan bahwa Pada hakekatrya perencanaan merupakan proses pengambilan keputusan yang merupakan dasar bagi kegiatan-kegiatan/tindakan-tindakan ekonomis dan efektif pada waktu yang akan datang. Proses ini memerlukan pemikiran tentmg apa yang perlu dikerjakan, bagaimana dan di mana suatu kegiatan perlu dilakukan serta siapa yang bertanggungjawab terhadap pelaksanaannya. Pembatasan yang terakhir merumuskan perencaan merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut :
a.Tindakan apa yang harus dikerjakan ?
b.Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?
c.Dimanakah tindakan itu harus dikerjakan ?
d.Apakah tindakan itu harus dikerjakan?
e.Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu?
f. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu?

2.FungsiPengorganisasian/Organizing

Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan. Akan tetapi dalam pengoraganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf) yaitu cara memilih orang-orang yang berkualifikasi untuk melakukan pekerjaan yang dibutuhkan . Fungsi Pengorganisasian dapat didefinisikan pula sebagai proses menciptakan hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, personalia dan faktor fisik agar kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan disatukan dan diarahkan pada pencapaian tujuan bersama.

3.FungsiPengarahan/Directing/Leading

Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya. Fungsi Pengarahan dapat didefinisikan bahwa ia merupakan fungsi manajemen yang menstimulir tindakan-tindakan agar betul-betul dilaksanakan. Oleh karena tindakan-tindakan itu dilakukan oleh orang, maka pengarahan meliputi pemberian perintah-perintah dan motivasi pada personalia yang melaksanakan perintah-perintah tersebut.

4.FungsiPengendalian/Controling

Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan. Fungsi pengawasan pada hakekatnya mengatur apakah kegiatan sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang ditentukan dalam rencana. Sehingga pengawasan membawa kita pada fungsi perencanaan. Makin jelas. lengkap serta terkoordinir rencana-rencana makin lengkap pula pengawasan.


B. Tingkat Manajemen
Pada pengertian tersebut dikatakan bahwa manajemen adalah proses pencapaian tujuan melalui kerja orang lain.Dengan demikian berarti dalam manajemen terdapat minimal empat ciri yaitu :
1. Ada tujuan yang hendak dicapai.
2. Ada pemimpin (atasan).
3. Ada yang dipimpin (bahawan).
4. Ada kerja sama.
Oraganisational skills yaitu kecerdasan untuk mengatur berbagai usaha. adapun tingkatan kepemimpinan atau manajemen terdiri dari :
1. Top Management (manajemen tingkat atas)
2. Middle Management ( Manajemen tingkat tengah )
3. Lower Management ( Manajemen tingkat bawah )
Pada setiap tingkatan tergantung pada besar kecilnya suatu organisasi atau instansi.Namun demikian, biasanya top management jumlahnya akan lebih sedikit dari pada middle management dan middle management lebih sedikit dari pada lower management. Jadi semakin tinggi kedudukan seseorang semakin banyak memerlukan ketrampilan administrasinya/manajemen, tetapi ketrampilan opresionalnya semakin rendah.
Sebaliknya semakin rendah kedudukan seseorang maka ketrampilannya, operasionalnya semakin tinggi, sedangkan ketrampilan administrasinya/manajemen semakin rendah.
Dengan bahasa yang sederhana, sebetulnya ketiga jenis tingkatan manejemen tersebut bekerja pada waktu yang sama, tetapi jenis kegiatannya berbeda. Manajemen tingkat atas lebih banyak bekerja dengan pikiran, sedikit sekali bekerja secara fisik atau tenaga. Manajemen tingkat menengah antara kerja pikir dengan kerja fisikk boleh dikatakan seimbang. Sedangkan manajemen tingkat bawah, bekerja dengan pikiran sedikit sekali, sementara dengan fisik atau tenaga amat besar atau banyak. Demikian rangkuman tentang tingkatan manajemen dari saya, atas perhatiannya saya ucapakan terima kasih.
Piramida jumlah karyawan pada organisasi dengan struktur tradisional, Berdasarkan tingkatannya. Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di manajumlah karyawan lebihbesar di bagian bawah daripada di puncak). Berikut ini adalah tingkatan manajer mulai dari bawah ke atas:
1. Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin
dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam prosesproduksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).
2. Manajemen tingkat menengah (middle management), mencakup semua manajemen yang berada diantara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manaje rmenengah diantaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.
3. Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemena dalahCEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer),dan CFO (Chief Financial Officer).
Meskipun demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan menggunakan bentuk piramida tradisional ini. Misalnya padaorganisasi yang lebih fleksibel dan sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh timkaryawan yang selalu berubah, berpindah dari satu proyek keproyek lainnya sesuai dengan dengan permintaan pekerjaan.

C. Kemampuan Manajerial

Robert L.Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:
1. Keterampilan konseptual (conceptional skill), manajer tingkat atas (topmanager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga merupakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.

2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity
skill), selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadapbawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif,bersahabat,dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

3. Keterampilan teknis (technical skill), keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah.Keterampilan teknis ini merupakan kemampuanuntuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

Selain tiga keterampilan dasar diatas, Ricky W.Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:

1. Keterampilan Manajemen Waktu
Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagaimanajer, Frank fort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah$800 perjam— sekitar $13 permenit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memilikigaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian,waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga,dan menyia-nyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.

2. Keterampilan Membuat Keputusan

Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yangpaling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga
langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus
mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternative yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.
BAB III
PENUTUP

Berdasarkan uraian yang telah dipaparkan, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Proses Manajemen, yakni meliputi:
a. Perencanaan (planning)
b. Mengorganisir
c. Menyusun staf yaitu memilih dan membagi pekerjaan (staffing)
d. Mengarahkan (directing)
e. Pengawasan dan valuasi (controlling)

2. Fungsi Manajemen, banyak ahli yang menyamakan dengan proses, yakni meliputi:
a. Perencanaan (Planning).
b. Pengorganisasian (Organizing).
c. Pengawasan (Controlling).
d. Pelaksanaan (Activating)

3. Adapun tingkatan manajemen, yang meliputi:
a. Manejemen lini pertama (first-line management)
b. Manajemen tingkat menengah (middle management)
c. Manajemen puncak (top management)

4. Adapun Kemampuan Manajerial, yang meliputi:
a. Keterampilan konseptual (conceptional skill)
b. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity
skill)
c. Keterampilan teknis (technical skill),


DAFTAR PUSTAKA

Ansoff, H. Igor dan R.G. Brandneburg, “The General Manager of the Future” California Management Review, Spring 1969, hal. 61

Arsyad, Azhar. Pokok-Pokok Manajemen: Pengetahuan Praktis bagi pimpinan dan Eksekutif. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. Cet. II. 2003.
Bruch dan Strater, Information System: Theory and Practice, Hamilton Publishing Company, (Santa Barbara, California, 1974), Hal. 23. Atau Dapat dilihat dalam jejaring situs, http://blog.re.or.id/definisi-informasi-2.htm. Di unduh pada tanggal 15 Maret 2010.

http://www.duniaremaja.org/tugas-kuliah-f59/pengertian-fungsi-tingkat-dan-keterampilan-manajemen-t601.htm, Di unduh pada tanggal 13 Maret 2010

George R. Terry, Ph.D., Office Management and Control, Fourth Edition, Richard D. Irwin Inc., (Homewood, Ilinois, 1962), Hal. 21. Atau Dapat dilihat dalam jejaring situs, http://blog.re.or.id/definisi-informasi-2.htm. Di unduh pada tanggal 15 Maret 2010

Getteng, Abd. Rahman. Kepemimpinan Pendidikan. Makassar: UIN Alauddin. 2009.

Gordon B. Davis, Management Information System: Conceptual Foundation, Structure, and Development, (McGraw-Hill International Book Company, Aucklland dll., 1974), hal. 32. Atau Dapat dilihat dalam jejaring situs, http://blog.re.or.id/definisi-informasi-2.htm. Di unduh pada tanggal 15 Maret 2010.

http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/08/teori-pengantar-manajemen-definisi.html. Di unduh pada tanggal 13 MAret 2010.

http://one.indoskripsi.com/judul-skripsi-makalah-tentang/10pengertian-manajemen-dan-fungsi-fungsinya, Di unduh pada tanggal 9 Pebruari 2010.

http://organisasi.org/fungsi_manajemen_perencanaan_pengorganisasian_pengarahan_pengendalian_belajar_di_internet_ilmu_teori_ekonomi_manajemen, Di unduh pada tanggal 9 Pebruari 2010.

http://revolsirait.com/pengertian-manajemen, Diunduh pada tanggal 15 Maret
2010.

http://www.satudunia.net/?q=content/apa-itu-sistem-informasi-manajemen, Diunduh pada tanggal 15 Maret 2010.

http://www.total.or.id/info.php?kk=informasi., Diunduh pada tanggal 15 Maret
2010.

http://translate.google.co.id/translate?hl=id&langpair=en|id&u=http://www.steptwo.com.au/papers/cmb_definition/index.html, Diunduh pada tanggal 15 Maret 2010.

http://willis.comze.com/pengertian_informasi.html, Di unduh pada tanggal 9 Pebruari 2010.

.http://egis.ngeblogs.com/2009/09/27/tingkatan-manajemen/. Di unduh pada tanggal 13 Maret 2010

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar